Databehandleraftale
Aftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28 mellem kunden som dataansvarlig og Tallo som databehandler. Den er en del af bogføringsaftalen og følger Datatilsynets standardstruktur.
1. Parterne
Den dataansvarlige: kunden, som angivet i bogføringsaftalen. Databehandleren: Tallo v/ Othman Ajjawi (enkeltmandsvirksomhed), CVR kommer, adresse kommer, kontakt (at) tallo.dk.
2. Baggrund og formål
Databehandleren bogfører, afstemmer, indberetter moms, godkender løn og udarbejder regnskab for den dataansvarlige. I den forbindelse behandler databehandleren personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Aftalen skal sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
Den dataansvarlige har ansvaret for, at behandlingen har et lovligt grundlag, og for at give databehandleren en dokumenteret instruks. Instruksen er denne aftale med bilag A og bogføringsaftalen. Den dataansvarlige kan til enhver tid give yderligere skriftlig instruks.
4. Databehandleren handler efter instruks
Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves efter EU-retten eller dansk ret, som databehandleren er underlagt. I så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om kravet, før behandlingen sker, medmindre loven forbyder det. Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens opfattelse er i strid med loven.
5. Fortrolighed
Kun personer, der har behov for adgang for at opfylde aftalen, får adgang til oplysningerne. Det er Othman Ajjawi og Mohammed Chahrour. Begge er underlagt tavshedspligt efter aftale. Databehandleren kan på anmodning dokumentere, hvem der har adgang.
6. Behandlingssikkerhed
Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. artikel 32. Som minimum:
- Adgang til den dataansvarliges regnskabsprogram sker kun via brugere, som den dataansvarlige selv har inviteret, og med to-faktor-godkendelse. Databehandleren bruger aldrig den dataansvarliges MitID.
- Personoplysninger bliver i den dataansvarliges egne systemer (regnskabsprogram, lønsystem). Databehandleren opbevarer ikke kopier lokalt ud over det, en konkret behandling kræver, og sletter dem, når behandlingen er afsluttet.
- Alle posteringer logges med tidspunkt, ansvarlig og begrundelse, så behandlingen kan spores. Forslag fra automatiske værktøjer godkendes af en person, før de bogføres.
- Arbejdsstationer er krypterede, opdaterede og låst, når de ikke er i brug. Adgangskoder opbevares i en adgangskodeboks.
7. Underdatabehandlere
Den dataansvarlige giver en generel godkendelse til, at databehandleren bruger underdatabehandlere. Databehandleren underretter den dataansvarlige skriftligt senest 30 dage, før en ny underdatabehandler tages i brug, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse. Databehandleren pålægger underdatabehandlere de samme forpligtelser som i denne aftale og hæfter over for den dataansvarlige for deres opfyldelse. De godkendte underdatabehandlere står i bilag B.
8. Overførsel til tredjelande
Databehandleren overfører kun personoplysninger til lande uden for EU og EØS efter dokumenteret instruks og med et gyldigt overførselsgrundlag, jf. forordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren bistår den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede (artikel 12 til 22), med sikkerhed (artikel 32), med anmeldelse af brud (artikel 33 og 34) og med konsekvensanalyser (artikel 35 og 36), i det omfang det er relevant for behandlingen. Bistand ud over det, der følger af almindelig drift, faktureres efter medgået tid til timepris kommer.
10. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse, og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud. Underretningen beskriver bruddets karakter, de berørte kategorier og antal, de sandsynlige konsekvenser og de foranstaltninger, der er truffet.
11. Sletning og tilbagelevering
Ved aftalens ophør fjerner databehandleren sin adgang til den dataansvarliges systemer og sletter eller tilbageleverer alle personoplysninger, databehandleren måtte have uden for den dataansvarliges systemer, medmindre EU-retten eller dansk ret kræver opbevaring. Bogføringsmaterialet ligger i den dataansvarliges eget regnskabsprogram og berøres ikke.
12. Tilsyn
Databehandleren stiller alle oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, og giver mulighed for og bidrager til revisioner og inspektioner, som den dataansvarlige eller en revisor bemyndiget af denne udfører. Tilsyn varsles med 14 dage, medmindre en myndighed kræver andet.
13. Ikrafttræden og ophør
Aftalen træder i kraft sammen med bogføringsaftalen og gælder, så længe databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Aftalen kan ændres efter skriftlig aftale mellem parterne.
Bilag A: Oplysninger om behandlingen
| Formål | Bogføring, afstemning, momsangivelse, løn, årsregnskab og indberetning for den dataansvarlige. |
|---|---|
| Behandlingens karakter | Registrering, systematisering, opbevaring i den dataansvarliges systemer, videregivelse til myndigheder efter lov. |
| Kategorier af registrerede | Den dataansvarliges ansatte, kunder, leverandører og ejere. |
| Kategorier af oplysninger | Navn, kontaktoplysninger, bankoplysninger, løn, pension, fravær, CPR-numre (ansatte og reelle ejere), legitimation efter hvidvaskloven. |
| Varighed | Så længe bogføringsaftalen løber, og derefter i det omfang loven kræver opbevaring. |
Bilag B: Godkendte underdatabehandlere
| Navn | Behandling | Land |
|---|---|---|
| Visma Dinero A/S eller Visma e-conomic A/S | Regnskabsprogram og bilagsarkiv | Danmark |
| Salary ApS (lønsystem, databehandlerens bogholderaftale) | Lønberegning, lønsedler, indberetning til eIndkomst i den dataansvarliges CVR | Danmark |
| Værktøj til bilagslæsning, navn kommer | Læsning af bilag og forslag til kontering. Behandler bilagets indhold, herunder navne på leverandører og beløb | Land udfyldes |
| Zoho Mail (Zoho Corporation B.V.) | Mail og dokumentudveksling | EU-datacenter |
Bilag C: Instruks om behandlingen
- Bilag modtages via den dataansvarliges regnskabsprogram (app eller scanmail) og bogføres dér.
- Bankposteringer læses via bankforbindelsen i regnskabsprogrammet, som den dataansvarlige selv har etableret.
- Løn køres i databehandlerens lønsystem (Salary) i den dataansvarliges CVR, når løn er tilkøbt. Timer og ændringer modtages fra den dataansvarlige; lønsedler sendes til de ansattes e-Boks.
- Moms og oplysningsskema indberettes manuelt via TastSelv med rådgiveradgang fra den dataansvarlige, aldrig uden forudgående afstemning.
- Ingen personoplysninger overføres til andre systemer end dem i bilag B.